Het geheim van een goed Plan van Aanpak

By | 10-10-2015

Plan van Aanpak
Een goed Plan van Aanpak is een voorwaarde voor een geslaagd project. Daarvan is iedereen wel overtuigd. Projectmatig werken staat bij velen hoog in het vaandel. Maar wat is nu het geheim van een goed Plan van Aanpak, ofwel Projectplan? Hoe maken we een Plan van Aanpak met realisatiekracht? Hoe maken we een Projectplan dat echt werkt?

Nut van het Plan van AanpakVersleten schoenen
Laten we eerst eens kijken naar het nut van het Plan van Aanpak. Want dat is allesbehalve een instrument dat we werktuigelijk in elkaar knippen en plakken omdat we anders niet mogen starten. Dat soort ‘knip-en-plak-plannen’ staat aan het
eind van het project nog maagdelijk en ongeschonden in de kast van de projectleider. Nee, een goed Plan van Aanpak is aan het eind van het project tot op de draad versleten. Gekreukt en bezoedeld met koffievlekken, ezelsoren en aantekeningen. Waarom? Omdat het is gebruikt. En, ziedaar het nut: een goed Plan van Aanpak geeft een enorme impuls aan de realisatiekracht van ons project.

Realisatiekracht van het Plan van AanpakRealisatiekracht2
Een goed Plan van Aanpak heeft dus nut omdat het de realisatiekracht van ons project onstuitbaar maakt. En daar komen we bij het goed bewaarde geheim achter de realisatiekracht van een goed Plan van Aanpak! Twee onzichtbare, maar buitengewoon krachtige invloeden zijn belangrijker dan wat er in het plan zelf staat: bestaansrecht en commitment. Pas als het bestaansrecht van het achterliggende concept en het commitment van de betrokkenen worden samengebundeld in het Plan van Aanpak is het mogelijk een instrument met realisatiekracht te maken. Een plan dat een geslaagd resultaat mogelijk maakt.

Overigens, een goede methode om bestaansrecht en commitment te borgen is het integraal benaderen van de drie onderwerpen bestaansrecht, commitment en Plan van Aanpak.

Inhoud van het Plan van Aanpak
Nu we het werkelijke geheim van een goed Plan van Aanpak hebben ontdekt, kunnen we gaan kijken naar de inhoud. Die is op zich al een artikel waard, maar hieronder volgen kort de onderwerpen die aan bod moeten komen:

1. Situatie en probleemstelling
Omschrijving van de aanleiding, de (bestaande) situatie of omgeving, de probleemstelling op basis waarvan het project gestalte krijgt. Ook kan hier worden gerecapituleerd welke werkwijze er aan de projectdefinitie ten grondslag heeft gelegen.

2. Projectuitgangspunten
Inventarisatie van de uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de projectdefinitie. Beleidsstukken, SMART doelen, organisatiestructuur, ondernemingsplan, businesscase, bestaande omgeving, wetten, regels e.d.

3. Projectdefinitie
Eenduidige omschrijving van het project op hoofdlijnen. Wat moet er worden gemaakt. Hier kunnen diverse aspecten van het project worden belicht: aard, omvang, prestaties, functioneren, rapportagevorm, e.d.

4. Projectfasering
Omschrijving van de achtereenvolgende stappen waarmee het project wordt gerealiseerd. En ook een beschrijving van de besluitstukken die na elke fase worden geaccoordeerd alvorens verder te werken.

5. Projectbeheersing (GOTIK)
Onder de noemer Gotik worden de projectbeheersingsfactoren SMART uitgewerkt: Geld, Organisatiestructuur, Tijd, Informatie en Kwaliteit. Men spreekt van GROTIK als ook de Risico’s worden beschouwd.

6. Projectorganisatie
Beschrijving van de manier waarop de organisatiestructuur zal functioneren. Verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden verdeeld Hier kan ook een overzicht worden gegeven van de leden van de diverse onderdelen van de projectorganisatie.

7. Projectplanning
Tijdsplanning van het project. Volgorde, activiteiten, doorlooptijden, deadlines, beslismomenten, afhankelijkheden, enz.

Categorieën voor het Plan van Aanpak
Nu hebben we een voorbeeld van wat er in een Plan van Aanpak moet staan. Maar pas op, ga dit niet werktuigelijk zitten invullen. Het gaat er tenslotte om dat het werkt. De aard en de omvang van het Plan van Aanpak stemmen we af op de aard en omvang van ons project. Denk eens na over categorieën voordat u start met het Plan van Aanpak. Met welke opzet kunnen we bestaansrecht en commitment het best bundelen? Kijk eens naar het volgende voorbeeld.

focus-pva-01

Het geheim van een goed Plan van Aanpak
We hebben gezien dat het nut van het Plan van Aanpak is de realisatiekracht van het project te vergroten. En we hebben het geheim van een goed plan ontrafeld tot twee onzichtbare, maar zeer krachtige invloeden: bestaansrecht en commitment. De kwaliteit van de uitvoering is de vierde invloedsfactor.

Verder hebben we een overzicht van de zeven onderwerpen die in een goed Plan van Aanpak thuishoren bekeken:
1. situatie
2. projectuitgangspunten
3. projectdefinitie
4. projectfasering
5. projectbeheersing (GOTIK)
6. projectorganisatie
7. projectplanning.

En tenslotte zijn we ons bewust geworden dat we de aard en omvang van het Plan van Aanpak af stemmen op de aard en omvang van het project. Dat kan door te denken in categorieën.

En dat is het geheim van een goed Plan van Aanpak. Een plan dat zo intensief gebruikt wordt dat het aan het eind van het project tot op de draad versleten is. Gekreukt en bezoedeld met koffievlekken, ezelsoren en aantekeningen. Waarom? Omdat het is gebruikt.


Hans Schut is zelfstandig adviseur. Hij verzorgt procesmanagement en persoonlijke begeleiding bij organisatieveranderingen en vastgoedmanagement. Branches: overheid en zorg, zakelijke dienstverlening, bouw- en infra, onderwijs, midden en klein bedrijf.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden om Hans Schut in te schakelen bij veranderingen in uw organisatie? Maak dan gewoon eens een afspraak voor een inspirerend gesprek! 

Home

Andere blogberichten